SafeQ
Oprogramowanie SafeQ
Oprogramowanie SafeQ firmy YSoft to kompletny, zintegrowany system do zarządzania środowiskiem druku w firmie. Pozwala na pełną kontrolę obiegu dokumentów oraz monitoring działania floty drukującej: urządzeń wielofunkcyjnych do biura, drukarek, skanerów. Dzięki SafeQ poznasz rzeczywiste zapotrzebowanie na druk w firmie, zlokalizujesz miejsca powstawania kosztów i wdrożysz skuteczne procedury optymalizacyjne.
Korzyści ze stosowania SafeQ
Najważniejszą korzyścią ze stosowania SafeQ jest wiedza o wszystkich procesach, które zachodzą w środowisku druku. Dzięki temu rośnie bezpieczeństwo i komfort drukowania, a jednocześnie maleją koszty związane z marnotrawstwem papieru i tonerów. Oto lista szczegółowych korzyści ze scentralizowanego zarządzania drukiem w firmie:
- bezpieczeństwo – kontrola dostępu do maszyn drukujących i zgromadzonych na ich dyskach twardych dokumentów, autoryzacja użytkowników przy użyciu karty magnetycznej, kodu PIN, hasła lub uwierzytelnienia wielopoziomowego (kombinacja różnych metod) – dzięki takim środkom bezpieczeństwa Twoje dane i dokumenty są znacznie lepiej chronione przed wyciekiem i przejęciem przez nieuprawnione osoby,
- print roaming – mechanizm zapewniający bezpieczne drukowanie na dowolnym urządzeniu, które znajduje się w środowisku druku – udogodnienie dotyczy drukarek rozmieszczonych w przestrzeni jednego biura, jednego budynku kraju czy w dowolnych miejscach na świecie: to znaczące usprawnienie w czasach powszechnej pracy zdalnej i tworzenia zespołów roboczych, których członkowie znajdują się w odległych lokalizacjach,
- druk mobilny – dzięki tej funkcjonalności możesz wysyłać zadania do urządzenia drukującego z poziomu dowolnego urządzenia mobilnego – przez aplikację internetową lub za pośrednictwem poczty e-mail,
- drukowanie oparte na regułach – działanie tego mechanizmu polega na sugerowaniu (lub wymuszaniu) druku o określonych parametrach: może to być np. automatyczna rezygnacja z użycia kolorów, wybór drukowania dwustronnego (zamiast jednostronnego), zmiana formatu lub obniżenie rozdzielczości – stosowanie reguł przekłada się na znaczącą redukcję kosztów papieru, tonerów oraz zmniejszenia wydatków na serwis urządzeń wielofunkcyjnych[https://www.dks.pl/serwis-urzadzen-wielofunkcyjnych] i drukarek,
- skanowanie jednym kliknięciem – SafeQ pozwala zdefiniować parametry skanowania, typ pliku i miejsce, do którego zostanie skierowany (np. folder lub skrzynka e-mail) – dzięki temu jedno kliknięcie zastępuje cały proces określania parametrów skanowania, przyspiesza realizację zadań i umożliwia ich integrację z różnymi procesami biznesowymi,
- kontrola wydatków na druk – oprogramowanie SafeQ pozwala na zakładanie kont poszczególnym użytkownikom lub grupom i monitorowanie kosztów generowanych przez każdą osobę lub zespół – dzięki temu masz pełną kontrolę nad wydatkami i możesz podejmować skuteczne działania optymalizacyjne,
- szybkie raportowanie – pakiet SafeQ zawiera wiele predefiniowanych form raportów, a ponadto pozwala na tworzenie raportów niestandardowych i ich różnicowanie, w zależności od grupy docelowej, np. na zestawienia przeznaczone dla zarządu i dla pionu technicznego.
• Ochrona przed nieautoryzowanymi użytkownikami przez zapewnienie bezpiecznego dostępu do urządzeń wielofunkcyjnych i dokumentów
• Dokumenty pozostają bezpieczne do momentu, aż użytkownik uwierzytelni się przy użyciu czytnika kart, kodu PIN, nazwy użytkownika/hasła lub kombinacji tych metod.
• Ograniczenie kosztów i marnotrawstwa papieru w przypadku zadań, które zostały wysłane do wydrukowania, ale nie są już potrzebne.
• Łatwe przypisywanie użytkownikom lub grupom użytkowników praw do drukowania, kopiowania i skanowania, co przekłada się na dogodne administrowanie zasobami informatycznymi
• Wymusza stosowanie wstępnie zdefiniowanych, zapisanych w bibliotece reguł drukowania w celu ograniczenia kosztów, np.: zamianę druku kolorowego na czarno-biały, jednostronnego na dwustronny czy wysyłanie zadania do najbardziej ekonomicznego urządzenia, a także pozwala na tworzenie własnych reguł
• Powiadomienia przekazują użytkownikom informacje o wynikowych kosztach, co prowadzi do lepszego, niejednokrotnie mniejszego, użycia drukarki
• Powiadomienia o nieprzestrzeganiu zasad oszczędzania kosztów pomagają wymusić odpowiednie reguły drukowania
• Bezpieczne drukowanie na dowolnym urządzeniu wielofunkcyjnym w środowisku drukowania
• Skalowalność odpowiednio do potrzeb biznesowych od jednego biura do wielu kontynentów
• Dzięki drukowaniu zadań dopiero po uwierzytelnieniu się przez użytkownika poufne dokumenty nie pozostają w zasobnikach wyjściowych
• Opcjonalne zmniejszenie wykorzystania kosztownych serwerów przez obsługę złożonych zadań drukowania na stacji roboczej klienta
• Moduł Drukowanie bezprzewodowe firmy YSoft dla komputerów Mac i urządzeń mobilnych z systemem iOS gwarantuje pracownikom mobilnym wygodne, bezpieczne drukowanie
• Bezpieczne drukowanie mobilne na urządzeniach wielofunkcyjnych przez Internet i pocztę e-mail
• Obsługa drukowania przez anonimowych gości
• Automatyczna konwersja formatów (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG)
• Bezpieczne skanowanie jednym kliknięciem do wstępnie określonych bibliotek dokumentów usług SharePoint® i Dropbox® Business / Dropbox Enterprise sprawia, że przechwytywanie i przesyłanie dokumentów jest łatwe
• Przeglądanie folderów, przechowywanie dokumentów w imieniu użytkownika, który w tym celu wykonał skanowanie z użyciem identyfikatora użytkownika urządzenia wielofunkcyjnego, i rozpoznawania kodów kreskowych
• Skanowanie za pomocą skryptów do wiadomości e-mail, folderu domowego lub wcześniej wskazanej lokalizacji
• Światowej klasy mechanizm OCR, czyszczenie obrazów, dołączanie stron na początku lub na końcu dokumentu, usuwanie pustych stron, wyróżnianie tekstu i dokumenty z obsługą wyszukiwania w formacie PDF, Microsoft Word i Microsoft Excel
• Mniej skomplikowana administracja dzięki kontom indywidualnym i grupowym
• Obsługa cenników, centrów kosztów, kodów rozliczeniowych i limitów wykorzystania ułatwia przydzielanie kosztów
• Usługi płatnego drukowania umożliwiają zarządzanie kosztami i ich odzyskiwanie
• Wstępnie zdefiniowane i niestandardowe raporty zarządzania dostarczają oparte na stanie faktycznym dane oraz informacje pochodzące z audytów użycia
• Raporty dla zarządu i raporty ekologiczne zawierają zbiorcze wyniki i informacje dotyczące oszczędności zasobów
• Raporty CRS wykorzystujące moduły OLAP i analizy trendów długoterminowych pozwalają administratorom na bardziej wydajne zarządzanie flotą drukarek
