Oprogramowanie do obiegu dokumentów w firmie
OFERTA
Oprogramowanie do obiegu dokumentów należy do kategorii workflow, czyli aplikacji pozwalających zarządzać przepływem pracy (zadań). W przypadku dokumentów firmowych chodzi o procesy związane z drukiem, kopiowaniem, skanowaniem i faksowaniem. Oferowane przez nas programy obsługują urządzenia wielofunkcyjne do biura, drukarki i skanery wielu producentów.
Rozbudowane oprogramowanie workflow, takie jak UniFLOW, pozwala monitorować nie tylko procesy w środowisku druku, lecz także flotę, czyli wszystkie urządzenia. W dowolnym momencie można uzyskać wgląd w stan MFP czy drukarki. Jeżeli występują jakieś błędy, to zostaną one automatycznie wyświetlone w systemie.
YSoft SafeQ Print Management Suite, najbardziej rozbudowana platforma w naszej ofercie, pozwala na sprawne zarządzanie flotą drukującą, której fizyczne lokalizacje mogą być równie dobrze rozmieszczone na terenie jednego biurowca, jak i na obszarze kraju czy kontynentu.
Oprogramowanie do skanowania i do wydruków
Oprogramowanie do wydruków usprawnia procesy tworzenia tradycyjnej dokumentacji papierowej. Dzięki niemu możliwa jest automatyczna optymalizacja parametrów drukowania, np. zamiana druku kolorowego na czarno-biały w przypadku dokumentów, które nie wymagają użycia koloru. Korzystanie z mechanizmów wspomagających druk znacznie przyspiesza procesy wytwarzania dokumentów. Zapobiega też marnotrawstwu, które najczęściej wynika z nieznajomości parametrów urządzeń, niefrasobliwości czy złej rutyny.
Oprogramowanie do skanowania pozwala uprościć procesy związane przede wszystkim z masową digitalizacją dokumentów papierowych. Wyspecjalizowane aplikacje pozwalają przyspieszyć i usprawnić procesy rozpoznawania tekstu w skanowanych dokumentach.
Korzyści z monitorowania obiegu dokumentów w firmie
Oprogramowanie do monitorowania obiegu dokumentów przynosi szereg korzyści. Najważniejsze z nich to:
- optymalizacja kosztów druku – monitorowanie urządzeń drukujących i działań użytkowników oznacza łatwą lokalizację źródeł kosztów i zwiększa skuteczność programów optymalizacyjnych – scentralizowane zarządzanie pozwala zredukować koszty druku nawet o 30%,
- optymalne wykorzystanie floty drukującej – monitorowanie wszystkich urządzeń drukujących umożliwia optymalne obłożenie pracą, skracanie kolejek i delegowanie zadań do tych urządzeń, które mogą je wykonać najszybciej i najtaniej,
- usprawnienie procesów biznesowych – szybsza obsługa dokumentów przyspiesza załatwianie spraw, upraszcza proces podejmowania decyzji, co przekłada się na wzrost kultury pracy całej organizacji,
- poprawa bezpieczeństwa dokumentów firmowych – pełny monitoring procesów druku zapobiega przypadkowym wydrukom, pozostawianiu dokumentów w urządzeniu drukującym, a także dostępowi do plików zgromadzonych na dyskach twardych urządzeń drukujących.
