Czym kierować się przy wyborze urządzeń drukujących do firmy?
#odkryjdruk, #kserokopiarka, #drukarka, #urzadzenieA3, #urzadzenieA4, #mfp, #multifunctioprinter, #copiers, #photocopiers, #konicaminolta, #canon, #lexmark, #hp, #laserowadrukarka, #cyfryzacja, #wynajem, #dzierzawa, #urzadzeniaprodukcyjne, #drukinstrukcji, #ploter, #skaner
Wybierając urządzenia drukujące do firmy, należy kierować się trzema czynnikami: wartością urządzenia, kosztami eksploatacji i wydajnością konkretnego modelu. Kluczowe są też dodatkowe funkcje, np. skanowanie czy różne możliwości wykańczania dokumentów. Przygotowaliśmy listę sześciu pytań, które pozwolą Ci zdiagnozować środowisko druku w firmie i dokonać optymalnego wyboru urządzenia drukującego.
Wybór urządzeń drukujących jest ogromny. Błędem jest kierowanie się wyłącznie niską ceną, podobnie jak wybieranie topowego sprzętu, którego możliwości nigdy nie wykorzystasz. Najlepsze drukarki do firmy to te, które najlepiej zaspokajają rzeczywiste potrzeby druku w Twojej firmie. Dlatego przed zakupem warto odpowiedzieć sobie na kilka ważnych pytań.
Pytanie 1: Ile wydruków miesięcznie powstaje w Twojej firmie?
Podstawową informacją jest ogólna liczba wydruków w firmie. To spore wyzwanie, szczególnie w przypadku organizacji, które opierają kalkulacje kosztów wyłącznie na cenie zakupu materiałów eksploatacyjnych i papieru. Jednak wyniki są warte wysiłku. Znając wolumen druku, możesz ocenić jakich (jak wydajnych) i ilu maszyn potrzebujesz.
W niewielkich firmach może to być jedna wydajna maszyna drukująca. W dużych obiektach biurowych kluczową kwestią jest wybór właściwych lokalizacji dla sprzętu drukującego. Błędy na tym polu będą skutkowały marnotrawstwem czasu (każdy wydruk będzie wymagał pokonania dużej odległości pomiędzy stanowiskiem pracy i maszyną drukującą) i spadkiem wydajności pracy.
Pytanie 2: Jak dużo drukujesz w kolorze?
Nie zawsze musisz korzystać z urządzeń drukujących w kolorze. Jeżeli wydruki czarno-białe stanowią zdecydowaną większość w ogólnej liczbie wydruków, warto zastanowić się nad podziałem zadań pomiędzy wysokowydajne i ekonomiczne drukarki laserowe czarno-białe oraz urządzenia kolorowe przeznaczone do obsługi niewielkich wolumenów, np. tanie drukarki kolorowe.
Gdy już wiesz, ile druków powstaje w kolorze, możesz pójść o krok dalej i sprawdzić, ile z nich powstaje bez wystarczającego uzasadnienia. Druk dokumentów tekstowych, formularzy czy zestawień tabelarycznych nie wymaga stosowania kolorów. Działania optymalizacyjne na tym polu mogą przynieść wymierne oszczędności.
Pytanie 3: Jakie formaty papieru najczęściej wykorzystujesz?
Do większości zastosowań biurowych wystarczające są maszyny drukujące w formacie A4, w którym powstaje gros dokumentów papierowych. Jednak w branżach kreatywnych – w agencjach marketingowych, biurach projektowych instytucjach kultury – trudno obyć się bez stosowania formatów A3 i SRA3.
Przy analizie używanych formatów, podobnie jak w przypadku analizy druku kolorowego, warto poddać rzeczowej analizie sens wyboru większego formatu. Następnym krokiem jest ograniczenie druku w formacie większym niż A4. Nowoczesne urządzenia drukujące umożliwiają przypisanie uprawnień do konkretnego konta: tylko wybrani użytkownicy będą mogli korzystać z większych formatów.
Pytanie 4: Jak duże wolumeny drukujesz jednorazowo?
Jeżeli normalną praktyką w Twojej firmie jest jednorazowy druk bardzo dużych wolumenów, postaw na urządzenie drukujące z szybkością kilkudziesięciu arkuszy na minutę. W naszej ofercie znajdziesz drukarki biurowe klasy biznesowej, które umożliwiają druk nawet ponad 70 stron na minutę.
Przy druku dużych nakładów warto wyposażyć maszynę w dodatkowe zasobniki na papier. Zmniejszają one częstotliwość uzupełniania papieru, a w efekcie podnoszą komfort pracy.
Pytanie 5: Jakie funkcje urządzenia drukującego są dla Ciebie kluczowe?
Współczesne maszyny drukujące wykonują wiele zadań związanych z obsługą dokumentów. Drukarki, a szerzej urządzenia wielofunkcyjne drukują, kopiują, skanują i faksują. Mają też bardzo rozbudowane funkcje wykańczania dokumentów: zszywają, dziurkują i sortują wytworzone dokumenty i składają broszury.
Wybierając konkretne urządzenie, warto starannie przeanalizować jego funkcje pod kątem własnych potrzeb. Na przykład planując digitalizację dużej partii dokumentów, wybierz urządzenie wyposażone w szybki skaner. Sprawdź, czy skanuje dwustronnie i czy istnieje możliwość skorzystania z podajnika ADF. Bardzo dużym usprawnieniem digitalizacji będzie też funkcja pomijania pustych stron i automatyczny zapis w wybranym miejscu lub nośniku (FTP, e-mail, pendrive, dysk twardy urządzenia).
Pytanie 6: Jakim budżetem dysponujesz?
Pytanie o budżet zwykle pada jako pierwsze. To zrozumiała praktyka, jednak nie pomaga w wyborze optymalnej maszyny. Znacznie lepiej jest najpierw określić zapotrzebowanie na druk, a potem zadać pytanie o cenę urządzenia, które sprosta oczekiwaniom. Następnym krokiem powinno być oszacowanie wszystkich kosztów: zakupu maszyny, materiałów eksploatacyjnych, usług serwisowych. Warto też zostawić rezerwę na niespodziewane awarie.
Jeżeli nie stać Cię na zakup wytypowanej maszyny, alternatywą jest dzierżawa urządzeń biurowych. Zamiast inwestować duże kwoty w zakup, możesz wybrać atrakcyjny miesięczny czynsz i użytkować dowolnie wybrane urządzenie drukujące. Dzięki wynajmowi możesz korzystać z najnowszych technologii i zapewnić sobie najwyższy standard pracy.
Pytanie 7: Czy zależy Ci na ergonomii i bezpieczeństwie?
W warunkach biurowych kluczowe znaczenie ma ergonomia pracy oraz intuicyjność obsługi. Dzięki nim zmniejsza się liczba szkoleń i mniej czasu trzeba poświęcić na rozwiązywanie problemów z obsługą drukarki. Pośrednim efektem jest obniżenie marnotrawstwa materiałów eksploatacyjnych i awarii związanych z błędami w obsłudze.
Wybierając urządzenie drukujące, warto sprawdzić, jakiej wielkości jest jego panel (ekran) dotykowy, czy menu jest czytelnie ułożone i intuicyjne w obsłudze. O wygodzie użytkowania decydują też w znacznym stopniu możliwości druku mobilnego. Łatwość obsługi musi iść w parze z bezpieczeństwem przetwarzanych dokumentów. Dlatego jednym z istotnych zalet drukarki lub kserokopiarki są zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem – zarówno do funkcji urządzenia, jak i do dokumentów przechowywanych na jego twardym dysku.
Najlepszą opcją, aby przekonać się o faktycznej wygodzie obsługi, jest krótkoterminowy wynajem wybranego urządzenia drukującego do testów. Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy zamierzasz ostatecznie zakupić daną maszynę.
Audyt środowiska druku
Najszybszym sposobem, który pozwala uzyskać odpowiedzi na postawione wyżej pytania, jest audyt środowiska druku. W małych firmach można przeprowadzić analizę samodzielnie. W większych organizacjach najwygodniejsze i najskuteczniejsze jest zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie. Otrzymasz raport, który będzie zawierał opis stanu zastanego oraz rekomendację zmian optymalizacyjnych.
Jeżeli potrzebujesz profesjonalnego audytu środowiska druku w firmie, chętnie podejmiemy się tego zadania. Przeprowadzimy analizę, zaproponujemy zmiany, dostarczymy niezbędne urządzenia i oprogramowanie. Zapraszamy do współpracy!
