Na co zwrócić uwagę przy wyborze wielofunkcyjnego urządzenia drukującego?

Maszyny łączące wiele funkcji związanych z przetwarzaniem dokumentów najlepiej określa angielska nazwa multi-function printer (MFP). Maszyny te znane są także jako kserokopiarki wielofunkcyjne lub drukarki wielofunkcyjne. Przed wyborem konkretnego urządzenia należy określić warunki, w których będzie pracowało. Podstawowe rozróżnienie dotyczy maszyn do użytku domowego i do profesjonalnych zastosowań biurowych.

Czym różni się MFP do biura i do domu?

Odmienności pomiędzy MFP przeznaczonymi do zastosowań domowych i biurowych (szerzej komercyjnych) są bardzo liczne. Oto najbardziej oczywiste różnice, na które trzeba zwrócić uwagę przed zakupem:

• pojemność zasobników papieru– w zasobnikach urządzeń domowych mieści się kilkadziesiąt kartek A4 – do dużych MFP klasy biznesowej można załadować jednorazowo nawet kilkanaście tysięcy arkuszy papieru o różnym formacie,
• format druku– domowe maszyny zazwyczaj drukują w formacie A4 – do druku w firmie często niezbędna jest kserokopiarka biurowa A3 lub SRA3, szczególnie wtedy, gdy zachodzi konieczność przygotowywania materiałów prezentacyjnych czy składanych ulotek,
• kolor druku– urządzenia domowe są w większości kolorowe, co zapewnia im większą uniwersalność, lecz podwyższa koszty druku – do zastosowań biurowych, np. do druku wysokich wolumenów dokumentów tekstowych, znacznie ekonomiczniejsze są wysokowydajne drukarki i kserokopiarki czarno-białe,
• technologia druku– w warunkach domowych dobrze sprawdzają się niewielkie urządzenia atramentowe – w biurach, przy przetwarzaniu dużej ilości dokumentów, dominują trwałe i niezawodne maszyny laserowe,
• szybkość druku, skanowania, kopiowania– szybkość pracy jest parametrem, który najostrzej odróżnia sprzęt domowy od profesjonalnego: maszyny klasy biznesowej drukują kilka, a nawet kilkadziesiąt razy szybciej – jeszcze większe rozbieżności panują w szybkości skanowania i kopiowania dokumentów,
• opcje wykańczania dokumentów– tani MFP z marketu nie dysponuje żadnymi opcjami wykańczania dokumentów, natomiast profesjonalny sprzęt biurowy pozwala na dołączenie różnego typu finisherów, np. do dziurkowania, zszywania czy falcowania (składania dokumentów),
• możliwość druku mobilnego i pracy w sieci– wydajne MFP biurowe mogą pełnić funkcję maszyn sieciowych, z których korzysta wielu użytkowników, nawet bez fizycznego kontaktu z maszyną (do momentu odbioru wydruków czy konieczności załadowania skanowanych dokumentów do podajnika) – standardem w większości urządzeń wielofunkcyjnych, w tym także domowych, jest możliwość obsługi z poziomu aplikacji na urządzeniu mobilnym
• bezpieczeństwo druku– w urządzeniach profesjonalnych standardem są zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem: bez uwierzytelnienia niemożliwe jest korzystanie z urządzenia – w sprzęcie domowym kontrola dostępu ma mniejsze znaczenie,
• oprogramowanie do zarządzania środowiskiem druku– biznesowe MFP posiadają rozbudowane oprogramowanie do zarządzania drukiem, które pozwala monitorować stan urządzeń i aktywność użytkowników, co pozwala na wykrywanie nieprawidłowości i ścisłą kontrolę kosztów – urządzenia domowe zazwyczaj nie dysponują takimi możliwościami,
• wielkość MFP– na pierwszy rzut oka widać różnice gabarytów: biurowe urządzenia wielofunkcyjne są znacznie większe (przede wszystkim wyższe) od domowych i znacznie od nich cięższe.

Kierując się wymienionymi cechami maszyn drukujących, bez problemu wybierzesz urządzenie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb.

Jak wybrać optymalne urządzenie wielofunkcyjne?

Wiedząc, na co zwrócić uwagę przy wyborze MFP, możesz idealnie dopasować maszynę do swoich wymagań. Podział na sprzęt domowy i biurowy jest po części umowny – najważniejsze jest rzeczywiste zapotrzebowanie na druk, kopiowanie i skanowanie. Każde urządzenie drukujące ma przypisaną przez producenta optymalną liczbę wydruków miesięcznie. Jeżeli zależy Ci na komfortowej i bezawaryjnej pracy, wybierz urządzenie, które z lekką nadwyżką zaspokaja Twoje zapotrzebowanie na druk.

Wszystkie urządzenia wielofunkcyjne oferują realizację tych samych zadań, związanych z obsługą dokumentów. Jednak różne modele mają różną wydajność poszczególnych procesów. Jeżeli głównym zadaniem maszyny jest druk, a pozostałe funkcje wykorzystujesz okazjonalnie, to przy wyborze konkretnego modelu skoncentruj się na parametrach druku. Jeżeli chcesz digitalizować dokumenty, to kluczowe będą parametry pracy skanera. Na podobnej zasadzie należy dobrać opcje wykańczania dokumentów, mechanizmy kontroli dostępu czy oprogramowanie do zarządzania drukiem.

Jeżeli potrzebujesz profesjonalnego doradztwa, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu. Odpowiemy na wszystkie pytania związane z zakupem lub dzierżawą wielofunkcyjnych urządzeń drukujących klasy biznesowej.