Nie ma w pełni uniwersalnej drukarki biurowej, która jest odpowiednia do każdej firmy i zaspokaja wszystkie oczekiwania. Aby wybrać optymalne urządzenie, przeanalizuj własne potrzeby. Do przeprowadzenia audytu środowiska druku można wynająć zewnętrzną firmę lub zlecić zadanie własnym pracownikom. Wariant outsourcingowy jest komfortowy i zapewnia większy obiektywizm wyników – badanie przeprowadzone we własnym zakresie nie generuje wysokich kosztów (może być wręcz bezpłatne).
Audyt powinien dać odpowiedź na pytanie, jaką część zapotrzebowania na druk w firmie zaspokajają urządzenia kolorowe, a jaką monochromatyczne, w tym wydajne drukarki laserowe czarno-białe. Konieczna jest też próba prognozowania wielkości wolumenu wydruków monochromatycznych w przyszłości.
Jeżeli dysponujesz urządzeniami na tyle zaawansowanymi, aby rejestrować liczbę i rodzaj wydruków, to masz ułatwione zadanie. Alternatywnym źródłem danych są rachunki za materiały eksploatacyjne – tonery i tusze oraz papier. Na ich podstawie można ocenić udział czarno-białych wydruków w ogólnych kosztach obsługi papierowych dokumentów.
Trudniejsze jest prognozowanie zapotrzebowania na druk czarno-biały w przyszłości. Wymaga ono analizy planów rozwojowych: należy uwzględnić m.in. możliwy wzrost zatrudnienia i powstanie nowych działów. Ważnym zagadnieniem, którego nie można pominąć w czasie analizy, jest perspektywa przestawienia się na elektroniczny obieg dokumentów. Stopniowe odchodzenie od papieru odbija się bezpośrednio na zapotrzebowaniu na druk.
Audyt pozwala stworzyć szczegółowy raport na temat liczby, rodzajów i wydajności floty drukującej. Jednym z wniosków może być wymiana wyeksploatowanych, nieekonomicznych maszyn na nowe. Zakupy sprzętu są dobrą okazją, aby wymienić mało wydajne drukarki kolorowe na wysokiej klasy urządzenia monochromatyczne.
Najważniejszą zaletą laserowego druku w czerni i bieli są znacznie niższe koszty w stosunku do wykorzystania koloru. Jednocześnie maszyny monochromatyczne oferują bardzo dużą szybkość kopiowania działania oraz wysoką jakość obrazów i tekstu. Te mocne strony możesz wykorzystać do kompleksowego zoptymalizowania kosztów druku w firmie.
Trudno byłoby wyrugować kolor z działu marketingu. Jednak księgowość, dział kadr i finansowy mogą niemal w całości przejść na druk czarno-biały. Druk umów czy faktur w kolorze nie ma w większości przypadków uzasadnienia biznesowego. Jeżeli chcesz poczynić realne oszczędności, rozważ rezygnację z koloru wszędzie tam, gdzie nie jest on absolutnie niezbędny.
Cięcie kosztów druku w firmie musi być inteligentne, aby przyniosło realne oszczędności. Proporcjonalne zmniejszenie limitów na wydruki kolorowe we wszystkich działach jest posunięciem nieskutecznym, a nawet szkodliwym. To pozorna oszczędność, bo odbywa się kosztem niepotrzebnych utrudnień w pracy niektórych działów, co w ogólnym bilansie może okazać się stratą, a nie zyskiem. Najpierw trzeba zidentyfikować źródła kosztów i miejsca mające największy potencjał optymalizacyjny, a dopiero potem wdrażać rozwiązania oszczędnościowe.
Jeżeli chcesz zarządzać kosztami druku na podstawie danych, skorzystaj z możliwości, jakie daje oprogramowanie do obiegu dokumentów. Dzięki nim możesz na bieżąco monitorować stan floty drukującej, nadawać i zmieniać uprawnienia użytkownikom, a także łatwo lokalizować miejsca powstawania kosztów.
Podsumowując, warto podkreślić, że monochromatyczna drukarka laserowa może stać się narzędziem cięcia kosztów druku w firmie. W inteligentnym wykorzystaniu czarno-białych kopiarek, drukarek i biurowych urządzeń wielofunkcyjnych kryje się duży potencjał optymalizacyjny.