Dzierżawa czy zakup kserokopiarki – która opcja bardziej opłaca się Twojej firmie?
dzierzawa, zakup, kserokopiarka, biznes, zalety-i-wady, analiza-kosztów
Decyzja o wyborze między dzierżawą a zakupem kserokopiarki wielofunkcyjnej jest istotna dla wielu firm, zarówno małych biur, jak i dużych przedsiębiorstw. Dzisiejsze urządzenia biurowe oferują znacznie więcej niż tylko drukowanie i kopiowanie – obejmują także skanowanie do chmury, zarządzanie dokumentami, ochronę danych i optymalizację procesów. Wybór odpowiedniego modelu finansowania może więc znacznie wpłynąć na redukcję kosztów i poprawę efektywności pracy. Która opcja będzie bardziej opłacalna dla Twojej firmy? Przyjrzyjmy się bliżej obu możliwościom.
Zakup kserokopiarki – kiedy to dobra decyzja?
Zalety zakupu:
● Pełna własność sprzętu: kupując urządzenie, Twoja firma zyskuje pełną kontrolę nad jego użytkowaniem i nie musi martwić się umowami czy limitami wydruków.
● Brak stałych opłat miesięcznych: po zapłaceniu za urządzenie nie ponosisz kosztów abonamentowych, co jest korzystne dla przedsiębiorstw, które chcą uniknąć długoterminowych zobowiązań.
● Możliwość amortyzacji: zakupiony sprzęt można amortyzować, co może przynieść korzyści podatkowe w dłuższej perspektywie.
Wady zakupu:
● Wysoka inwestycja początkowa: profesjonalna kserokopiarka to wydatek rzędu kilku lub kilkunastu tysięcy złotych, co może obciążać budżet już na starcie.
● Koszty serwisu i napraw: firma musi samodzielnie zarządzać serwisem, pokrywać koszty napraw oraz kupować materiały eksploatacyjne.
● Szybkie starzenie się technologii: z uwagi na dynamiczne zmiany technologii biurowych, sprzęt kupiony dzisiaj może w perspektywie już 2-3 lat stać się przestarzały.
Dzierżawa kserokopiarki – czy to bardziej opłacalne?
Zalety dzierżawy:
● Brak wydatków na start: dzierżawa eliminuje konieczność inwestowania dużych środków jednorazowo, a miesięczna rata jest stała i przewidywalna.
● Serwis i materiały w cenie: większość ofert dzierżawy obejmuje koszty związane z tonerami, przeglądami, naprawami oraz wsparciem technicznym, co minimalizuje ryzyko dodatkowych kosztów.
● Elastyczność sprzętu: w przypadku szybkiego rozwoju firmy lub zmiany potrzeb, można łatwo wymienić sprzęt na inny model.
● Zawsze nowoczesna technologia: dzierżawa pozwala korzystać z najnowszych urządzeń bez konieczności ich zakupu.
● Brak obowiązku utylizacji sprzętu: po zakończeniu umowy kserokopiarka wraca do dostawcy, więc firma nie musi martwić się o jej utylizację.
Wady dzierżawy:
● Stałe, comiesięczne koszty: nawet jeśli urządzenie nie jest intensywnie używane, abonament musi być opłacany.
● Brak pełnej własności: urządzenie pozostaje własnością dostawcy, a korzystanie z niego jest regulowane umową.
Co bardziej się opłaca? Analiza w zależności od rodzaju firmy
Małe firmy i biura:
Zazwyczaj mają ograniczony budżet i nieregularne potrzeby drukowania, więc w większości przypadków bardziej opłaca się dzierżawa, ze względu na brak dużych kosztów początkowych oraz pełne wsparcie serwisowe.
Średnie i szybko rozwijające się przedsiębiorstwa:
W związku z dynamicznym wzrostem, zmieniają się potrzeby dotyczące druku. Dzierżawa daje większą elastyczność, możliwość wymiany sprzętu oraz przewidywalne koszty.
Duże firmy o wysokim wolumenie druku:
Decyzja zależy od polityki finansowej i strategii firmy. Jeśli zależy Ci na pełnej kontroli i intensywnym wykorzystaniu – zakup może być bardziej opłacalny. Jeśli stawiasz jednak na najnowsze technologie i minimalizację ryzyka – dzierżawa będzie lepszym rozwiązaniem.
Podsumowanie – co wybrać?
Nie ma uniwersalnej odpowiedzi, ale mając ponad 30-letnie doświadczenie możemy podpowiedzieć, że podczas wyboru rozwiązania warto kierować się kluczowymi zasadami biznesowymi.
● Dzierżawa jest bardziej opłacalna, gdy firma chce uniknąć kosztów początkowych, korzystać z nowoczesnego sprzętu i mieć serwis w cenie.
● Zakup opłaci się, jeśli urządzenie ma służyć przez wiele lat, a firma ma środki na pokrycie kosztów inwestycji i serwisu.
Przed podjęciem decyzji warto również dokładnie przeanalizować: rzeczywisty wolumen druku, potrzeby zespołu oraz sytuację finansową przedsiębiorstwa. Odpowiednio dobrany model finansowania może znacznie obniżyć koszty i poprawić efektywność pracy.
