Audyt polega na ocenie obecnie użytkowanego środowiska druku.
Aby audyt spełnił swoją rolę i jak najlepiej przedstawił obecny stan kserokopiarek i drukarek, potrzebujemy jak największej ilości informacji.
W tym celu w porozumieniu z klientem tworzymy listę obecnie posiadanych urządzeń, oraz oceniamy ich stan techniczny.
Kolejnym kluczowym elementem audytu jest ocenienie ilości generowanych wydruków. Im więcej danych z jak najdłuższego okresu posiadamy, tym dokładniej jesteśmy w stanie oszacować średni miesięczny wolumen (ilość) wydruków. Informacje z dłuższego okresu czasu są szczególnie cenne w czasach pandemii. Ponieważ wielu pracowników przebywało na pracy zdalnej lub ilość wydruków była mniejsza i dlatego z tego okresu często nie oddają całego potencjału klienta.
Spis ten w połączeniu z informacjami z np. działu księgowości pozwala nam ocenić koszty ponoszone na utrzymanie drukarek.
Posiadając już te trzy kluczowe informacje, jesteśmy w stanie rozpocząć tworzenie raportu dotyczącego obecnie użytkowanego rozwiązania, raport ten jednak poza częścią kosztową, zbudowany jest też z części rekomendacyjnej.
W celu przedstawienia naszych zaleceń, musimy porozmawiać o Twoich oczekiwaniach, wizji w zakresie nowego rozwiązania. Czy większy nacisk ma zostać położony na urządzenia korytarzowe, czy np. działowe? Czy większość urządzeń ma drukować w czerni i bieli czy też w kolorze.
Do tych ustaleń przyda nam się kawa oraz plan budynku, wspólna burza mózgów pozwala na dokładne ustalenie ilości urządzeń oraz lokalizację, gdzie mają zostać postawione drukarki.
Dodatkowym krokiem, który jest już zależny od Ciebie, jest ankieta potrzeb przeprowadzona wśród pracowników.
Po pierwsze, spełniając potrzeby użytkowników uzyskujemy większą pewność, że rozwiązanie będzie dopasowane.
Po drugie, taka ankieta często powoduje, że przejście na nowe rozwiązanie jest bardziej oczekiwane. Pracownicy którzy czują, że brali udział w tworzeniu rozwiązania, lepiej je przyjmują i akceptują.
Kiedy mamy już wszystkie dane, opiekun przygotuje dokument opisujący stan obecny, nasze rekomendacje z propozycją urządzeń oraz zestawienie kosztów, które są ponoszone na dzień dzisiejszy, a jakie będą po wprowadzeniu nowego rozwiązania, a tym samym jakie poczynimy oszczędności.
Jeżeli masz pytania, napisz do nas za pomocą czatu, który się wyświetla w prawym dolnym rogu, lub skorzystaj z formularza w naszej Strefie Klienta, znajdziesz tam również pozostałe informacje.
Zapraszamy do kontaktu, nasi Specjaliści dobiorą najlepszą ofertę dla Ciebie.