Oprogramowanie SafeQ

Oprogramowanie SafeQ firmy YSoft to kompletny, zintegrowany system do zarządzania środowiskiem druku w firmie. Pozwala na pełną kontrolę obiegu dokumentów oraz monitoring działania floty drukującej: urządzeń wielofunkcyjnych do biura, drukarek, skanerów. Dzięki SafeQ poznasz rzeczywiste zapotrzebowanie na druk w firmie, zlokalizujesz miejsca powstawania kosztów i wdrożysz skuteczne procedury optymalizacyjne.

Korzyści ze stosowania SafeQ 

Najważniejszą korzyścią ze stosowania SafeQ jest wiedza o wszystkich procesach, które zachodzą w środowisku druku. Dzięki temu rośnie bezpieczeństwo i komfort drukowania, a jednocześnie maleją koszty związane z marnotrawstwem papieru i tonerów. Oto lista szczegółowych korzyści ze scentralizowanego zarządzania drukiem w firmie:

• bezpieczeństwo – kontrola dostępu do maszyn drukujących i zgromadzonych na ich dyskach twardych dokumentów, autoryzacja użytkowników przy użyciu karty magnetycznej, kodu PIN, hasła lub uwierzytelnienia wielopoziomowego (kombinacja różnych metod) – dzięki takim środkom bezpieczeństwa Twoje dane i dokumenty są znacznie lepiej chronione przed wyciekiem i przejęciem przez nieuprawnione osoby,
• print roaming – mechanizm zapewniający bezpieczne drukowanie na dowolnym urządzeniu, które znajduje się w środowisku druku – udogodnienie dotyczy drukarek rozmieszczonych w przestrzeni jednego biura, jednego budynku kraju czy w dowolnych miejscach na świecie: to znaczące usprawnienie w czasach powszechnej pracy zdalnej i tworzenia zespołów roboczych, których członkowie znajdują się w odległych lokalizacjach,
• druk mobilny – dzięki tej funkcjonalności możesz wysyłać zadania do urządzenia drukującego z poziomu dowolnego urządzenia mobilnego – przez aplikację internetową lub za pośrednictwem poczty e-mail,
• drukowanie oparte na regułach – działanie tego mechanizmu polega na sugerowaniu (lub wymuszaniu) druku o określonych parametrach: może to być np. automatyczna rezygnacja z użycia kolorów, wybór drukowania dwustronnego (zamiast jednostronnego), zmiana formatu lub obniżenie rozdzielczości – stosowanie reguł przekłada się na znaczącą redukcję kosztów papieru, tonerów oraz zmniejszenia wydatków na serwis urządzeń wielofunkcyjnych[https://www.dks.pl/serwis-urzadzen-wielofunkcyjnych] i drukarek,
• skanowanie jednym kliknięciem – SafeQ pozwala zdefiniować parametry skanowania, typ pliku i miejsce, do którego zostanie skierowany (np. folder lub skrzynka e-mail) – dzięki temu jedno kliknięcie zastępuje cały proces określania parametrów skanowania, przyspiesza realizację zadań i umożliwia ich integrację z różnymi procesami biznesowymi,
• kontrola wydatków na druk – oprogramowanie SafeQ pozwala na zakładanie kont poszczególnym użytkownikom lub grupom i monitorowanie kosztów generowanych przez każdą osobę lub zespół – dzięki temu masz pełną kontrolę nad wydatkami i możesz podejmować skuteczne działania optymalizacyjne,
• szybkie raportowanie – pakiet SafeQ zawiera wiele predefiniowanych form raportów, a ponadto pozwala na tworzenie raportów niestandardowych i ich różnicowanie, w zależności od grupy docelowej, np. na zestawienia przeznaczone dla zarządu i dla pionu technicznego.

Bezpieczeństwo danych dzięki SafeQ

Bezpieczeństwo danych w firmie jest jednym z kluczowych aspektów, na które warto zwrócić uwagę podczas wyboru systemu zarządzania drukiem. SafeQ oferuje szereg funkcji, które znacząco zwiększają poziom bezpieczeństwa informacji przetwarzanych i przechowywanych w procesie drukowania oraz skanowania:

• Szyfrowanie danych – SafeQ stosuje zaawansowane metody szyfrowania, aby chronić dane przesyłane między urządzeniami oraz przechowywane na serwerach. Dzięki temu informacje są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem i wyciekiem.
• Autoryzacja użytkowników – system SafeQ umożliwia kontrolowanie dostępu do urządzeń drukujących poprzez różne metody uwierzytelniania, takie jak karty magnetyczne, kody PIN, hasła czy uwierzytelnienie wielopoziomowe. Dzięki temu tylko uprawnione osoby mają dostęp do funkcji drukowania i skanowania.
• Print roaming – funkcja ta pozwala na bezpieczne drukowanie na dowolnym urządzeniu w sieci, dzięki czemu użytkownicy mogą odebrać swoje dokumenty tylko z wybranego przez siebie urządzenia. Zapobiega to przypadkowemu przejęciu dokumentów przez nieuprawnione osoby.

Wprowadzenie systemu SafeQ do zarządzania drukiem w firmie przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa danych oraz optymalizacji procesów drukowania i skanowania.