Systemy druku – ograniczenie kosztów związanych z wydrukiem w firmie

Systemy druku - ograniczenie kosztów związanych z wydrukiem w firmie

Wymiana infrastruktury na bardziej wydajną to tylko jeden z potencjalnych obszarów, w których możemy szukać oszczędności. Równie ważna okazuje się optymalizacja jej działania, którą gdy mówimy o zarządzaniu zużyciem papieru w firmie uzyskać możemy poprzez implementacją kompleksowych systemów druku. Rozwiązania oparte na nowoczesnym oprogramowaniu zarządzającym, w połączeniu ze spójną polityką firmy, wypracowanymi procedurami oraz zapleczem technicznym pozwalającym na ich implementację to najprostsza droga do cięcia kosztów. 

Systemy druku - skuteczny sposób oszczędzania

Ogólnie rzecz ujmując, system druku to kompleksowe środowisko pozwalające na optymalne zarządzanie produkcją i obiegiem dokumentów w firmie. W środowisku tym precyzyjnej kontroli podlega każdy aspekt wydruku. Nowoczesne urządzenia połączone wspólną siecią oraz interfejsem użytkownika pozwalają na monitorowanie drogi dokumentu już na poziomie zlecenia zadania, poprzez faktyczną produkcję, a na archiwizacji kończąc. Implementacja inteligentnych systemów druku pozwala zaoszczędzić nawet 30 % środków wydawanych na produkcję dokumentów. Optymalizacja procedur prowadzi do minimalizacji zbędnego kopiowania, co jest równoznaczne ze zmniejszeniem ponoszonych kosztów. Monitorując bieżące zużycie zasobów możemy natomiast lepiej rozplanować uzupełnianie zapasów papieru oraz tonera, różnicując je według zapotrzebowania, co także niweluje niepotrzebne wydatki.

Realny koszt wydruku

Ważnym elementem redukcji wydatków jest świadomość realnego wydatku, jaki przedsiębiorstwo ponosi w związku z produkcją dokumentów. Koszt wydruku jednej strony, wynikający z zużycia papieru oraz tuszu lub tonera średnio kilka groszy za dokument czarno-biały, ponad 20 za kolorowy to tylko jedna z wielu części układanki. Nie należy zapominać o wydatkach natury serwisowej koszt naprawy, konfiguracji oraz wymiany części jest tym większy, im gorszej jakości urządzenia mamy do dyspozycji. Innymi słowy, mniejsza inwestycja w zaplecze sprzętowe to większe wydatki eksploatacyjne. Być może najmniej oczywistym rodzajem kosztów wynikających z przestarzałej bądź źle zoptymalizowanej infrastruktury jest czas, a konkretnie czas naszych pracowników. Każda chwila poświęcona na walkę ze szwankującym urządzeniem lub oczekiwanie w długiej kolejce po upragnione dokumenty generuje realną stratę dla przedsiębiorstwa.

Systemy druku - monitoring kosztów oraz inne działania optymalizacyjne

Optymalizacja infrastruktury firmowej przy użycie systemów druku to wielowarstwowy proces, a każdy etap poza tym, że stanowi nieodzowny element większego przedsięwzięcia niesie ze sobą wymierne korzyści. Już sam monitoring zużycia papieru (najczęściej przy zachowaniu podziału na poszczególne działy) prowadzi do ograniczenia produkcji zbędnych kopii. Jednym z rozwiązań mających wymierny wpływ nie tylko na zużycie zasobów, ale także na bezpieczeństwo obiegu dokumentów jest tzw. druk poufny (również zwany podążającym). W tym przypadku fizyczna produkcja dokumentu rozpoczyna się dopiero w momencie autoryzacji przez pracownika przy konkretnym urządzeniu, a nie w momencie zlecania z poziomu komputera. Dzięki temu pracownik ma możliwość skorzystania z dowolnego sprzętu na terenie firmy, co do pewnego stopnia niweluje powstawanie kolejek. Kolejnym atutem tego systemu jest również ograniczenie produkcji dokumentów “bezpańskich” oraz ograniczenie ryzyka wycieku informacji.

Inteligentne systemy - przyszłość biznesu

Systemy centralnego zarządzania produkcją dokumentów w przedsiębiorstwie to inwestycja w przyszłość. Zwiększenie wydajności pojedynczego urządzenia, poprzez modernizację techniczną czy też optymalizację infrastruktury, pozwala także zredukować liczbę maszyn, a w związku z tym i wydatki, przy jednoczesnym utrzymaniu lub zwiększeniu wydajności. Nowoczesne systemy druku to skuteczny sposób oszczędzania, który warto wziąć pod uwagę.